Radiografía de una Escenografía

Imagina que entre la lista de pendientes de hoy necesitas pasar al banco para depositar un pago en una cuenta. Entras a la sucursal y para tu sorpresa, en vez de módulos de atención a clientes hay mesas y sillas jardineras de plástico blanco. Muy probablemente te atacaría la duda ¿Me habré metido por error a los tacos? Luego buscas las ventanillas y lo que ves es una mesa plegable con un mantel blanco al fondo de la sala, con los ejecutivos sentados uno al lado de otro, todos vestidos con traje formal, listos para atenderte. Me atrevería a apostar mi cabellera a que no les confiarías el depósito de tu dinero, de hecho, la realidad es que por más que las personas a cargo de la sucursal estuvieran uniformadas y se comportaran de manera profesional no podrías tomarles en serio y ni siquiera lograrías comprender que este lugar tuviese aspiraciones a llamarse banco.

Esta escena surrealista que acabas de leer no es más que una reflexión sobre el rol tan importante que juega la atmósfera visual de un lugar. La manera en que se presenta el espacio establece qué tipo de lugar visitas, si es una institución seria y confiable, si es un espacio donde se ofrece un servicio de esparcimiento, si el ambiente es muy limpio y antiséptico, etc. Los colores, la iluminación, el mobiliario, la disposición de espacios son factores que te dicen tanto de un lugar, que a primera vista van a definir tu disposición ante este, según lo que comunique el ambiente del espacio otorgarás confianza, o puede ser que te sientas relajado, o tal vez te haga adoptar una actitud de seriedad.

En los eventos, es la escenografía la que funge como primera impresión y la que establece el tono y la situación. Pero en el caso de la ambientación escénica de eventos esto se vuelve aún más crítico, porque es la clave para lograr que en un ambiente tan neutro como un auditorio por ejemplo, una marca haga presencia, o se plantee la temática global de un congreso, además de ser responsable de crear el ambiente propicio para que las personas se sientan cómodas en relación con los ponentes y su atención tienda menos a divagar.

Sin duda cuando repartes el presupuesto disponible para organizar tu evento, tienes que definir qué tanto vas a invertir en este rubro. No exagero al decir que es uno de los elementos más importantes de inversión. Una escenografía que no tiene una buena calidad o que se ve “barata”, hará que todo tu trabajo se vea de esa misma manera. Pero si dedicas la proporción correcta de presupuesto, tiempo de encontrar al escenógrafo mejor calificado y trabajas con él para lograr el resultado más espectacular, estas garantizando que tu evento tome prestigio y forma. Sólo por dejar claro este punto he preparado una pequeña lista de razones para no olvidarte de la importancia de atender este aspecto en tu evento.

Funciones de una ambientación escenográfica:

  • Comunica la visión del evento.

  • Representa a los organizadores, ya sea una marca, una empresa, una universidad o una organización gubernamental.

  • Le da autoridad a los ponentes frente a su público.

  • Sirve para ubicar e integrar en el espacio el área de proyección de apoyos visuales como video o presentaciones multimedia.

  • Ayuda a captar y mantener la atención de la audiencia.

  • Aporta un factor emotivo al evento, convirtiéndolo en una experiencia para los participantes.

  • La configuración de espacios por medio de escenografía plantea la dinámica del evento o presentación (foro de discusión, exposición, espectáculo…).

  • Son las imágenes testigo del evento las que prevalecen en el tiempo, será la escenografía la que represente su calidad y magnitud, ya que quedará impresa en cada video, fotografía, etc.

Pasemos a la Sala de Rayos X

Para hacer una radiografía de una escenografía, quiero proyectar mis rayos X sobre el proceso que implica su construcción, ya que de eso está compuesta al final de cuentas.

Esta información te será útil para reconocer el trabajo de los escenógrafos que realmente dominan este arte y va a darte las claves para aprender a identificarlos.

Un escenógrafo de calidad no deja al aire ninguna decisión, diseñará cada paso del proceso a prueba de imprevistos porque lo más importante es entregar el resultado que ha prometido a su cliente en tiempo y forma. Aquí te doy un resumen sobre el desarrollo que normalmente siguen este tipo de proyectos para que puedas evaluar el trabajo paso a paso.

Propuesta creativa

Dentro de esta etapa el escenógrafo trabaja en la gestación de la idea. Es el momento en que tú le das un brief sobre la temática de tu evento y tus expectativas para que él prepare algunas propuestas para comenzar a trabajar.

Bocetos

La manera en que comunica la primera etapa de ideas, es mostrándote lo que ha investigado y ofreciéndote los primeros bocetos con ideas de lo que pudiera ser una propuesta, de ahí tienen que comenzar a tomarse decisiones al respecto y escoger la que corresponde más a tus necesidades.

Scouting

Una vez que hayas definido la idea que deseas el escenógrafo irá de visita al lugar del evento, tomará medidas y analizará las condiciones y requerimientos técnicos del lugar.

Renders

Ya con dimensiones precisas y una idea en marcha, se realizan renders. Se trata de dibujos virtuales en 3D que ayudan a visualizar la idea de manera muy precisa. Con ellos tendrás una idea exacta de cómo lucirá la escenografía terminada en el recinto.

Maquetas

En algunos casos puede llegar a ser necesaria la realización de maquetas, por ejemplo, cuando el proyecto tiene una complejidad demasiado elevada, pueden resolverse los retos técnicos por medio de la construcción de una réplica de menores proporciones; o cuando quieres integrar la proyección de mapping, el programador puede diseñar la secuencia de proyección sobre el modelo a escala y después ampliarla al tamaño real.

Presupuesto

Aunque te sorprenda, la realización del presupuesto implica horas de trabajo y un conocimiento muy especializado. En esta parte, el escenógrafo debe en primer lugar, diseñar el proceso de construcción de la escenografía. De esta manera generará un desglose de costos derivados de materiales, mano de obra, las necesidades específicas del espacio de construcción y cualquier aspecto que resulte en costos para la producción. Esta parte del proceso es crucial para asegurar la viabilidad del proyecto.

Pruebas de resistencia

No podemos de dejar de tomar en cuenta que las instalaciones que se montan deben ser funcionales y sobre todo seguras. En esta parte también se deben considerar las condiciones ambientales del lugar de montaje, por ejemplo si es un lugar donde habrá mucho viento se deben tomar precauciones para asegurar que no salga volando ninguna pieza de la escenografía.

Diseño del proceso de producción

Para que todo funcione de manera fluida y eficiente se debe hacer un calendario de metas a cumplir y estructurar el equipo por áreas de trabajo, también se deben asignar tareas específicas coordinando los espacios, tiempos y suministro de materiales para evitar cuellos de botella durante la producción. Gracias a esta labor logística se hace posible que el escenógrafo pueda atender todas las áreas, sin que nada se le escape durante el proceso de realización, asegurándose de que los tiempos y metas se estén cumpliendo conforme al plan.

Realización

Aquí las cosas comienzan a ponerse divertidas, el taller se llena de vida y el equipo pone manos a la obra, se comienza a construir cada pieza, cada estructura, pintar, imprimir, armar, soldar, etc. Es un deleite ver cómo comienzan a materializarse partes de lo que hace unas pocas semanas era solo una idea o un dibujo. Al poco tiempo, el taller se verá lleno de piezas terminadas listas para ser transportadas al lugar del evento.

Montaje

El día de montaje es un día crucial para que el escenógrafo muestre de qué está hecho, para alguien que no tiene la experiencia suficiente tendrá un equipo que se tropieza consigo mismo, habrá olvidado tal o cual herramienta, se habrá encontrado con la sorpresa de que lo que las piezas construidas no caben por la puerta del recinto y probablemente el tiempo que le tome resolver cada pequeño incidente inoportuno lo haga terminar con retraso e inseguro del resultado. Eso es una historia de terror si tomamos en cuenta que es probable que hayan otros proveedores esperando que se libere el escenario para hacer su trabajo de conectar aparatos, montar pantallas, etc.  Por el contrario un equipo de montaje con una buena dirección, tiene muy bien planteada su dinámica de trabajo, cada persona tiene asignadas tareas y tiempos precisos. Gracias a su organización, logística y mucho trabajo previo todo fluye tan bien que hasta hacen parecer que la labor es fácil. Termina en tiempos puntuales y hasta le queda tiempo de hacer una revisión con su cliente para hacer una entrega impecable de su trabajo.

Mantenimiento durante el evento

Lo mejor es que tu escenógrafo quede disponible durante el evento, atento para poder reaccionar a cualquier eventualidad, uno nunca sabe qué cosas podrían suceder cuando hay muchas personas fluyendo en el espacio o cuando otros proveedores han realizado su trabajo sobre la escenografía, es por eso que tenerlo cerca en caso de necesitar mantenimiento durante el evento es algo muy positivo.

Desmontaje

Cuando ya todo ha pasado, tú no deberías de tener nada de qué preocuparte, la expectativa es a que tu escenógrafo movilice a su equipo una vez más para realizar el desmontaje y liberar el espacio de todo lo que corresponde a su trabajo.

Almacenamiento

Algunos escenógrafos ofrecen el almacenamiento de tu escenografía, el costo de este servicio responde a las necesidades de espacio que esto requiere en su bodega y a que las piezas deben ser almacenadas con cuidados especiales y mantenimiento continúo para que mantengan su funcionalidad en el futuro.